Organisateur & Rangement en tout genre

Travailler dans un espace encombré ressemble beaucoup à la conduite en ville un vendredi après-midi : il y aura inévitablement des détours, de la circulation et d’autres choses qui vous déconcerteront et rendront le travail plus difficile.

Lorsque vous passez plus de temps à chercher des matériaux ou des fournitures, votre travail et votre rythme de pensée sont interrompus.

Des choses merveilleuses se produisent lorsque vous prenez le temps de repenser la façon dont vous organisez votre espace de travail.

En désencombrant et en organisant votre espace de travail, vous passez moins de temps à chercher et plus de temps à être productif.

Vous n’aurez plus besoin d’interrompre votre train de pensées ou votre téléconférence pour trouver des choses ou être distrait par le désordre qui vous entoure chaque jour.

De plus, vos collègues commenceront à penser que vous êtes une personne naturellement ordonnée. Bonus.

Ne reculez pas trop quand vous réalisez le temps que vous avez perdu à parcourir des documents pour trouver la bonne version imprimée de la demande de proposition.

Tactique 1 : Purgez votre espace.

Le plus difficile est de commencer. L’organisation de votre espace de travail commence par une purge totale. Videz votre bureau, votre système de classement, vos tiroirs et vos armoires, et décidez de ce qui vaut la peine d’être conservé et de ce qui vaut la peine d’être jeté.

Vous risquez de vous retrouver avec de grandes piles de dossiers et de vieux documents de conférence sur le sol, mais le résultat final en vaudra la peine

Tactique n°2 : Nettoyez votre espace… et gardez-le propre.

Maintenant que vous avez nettoyé votre espace de désordre, vous remarquerez peut-être toute la poussière qui s’est accumulée derrière votre pile de fournitures de bureau inutilisées et de mémos datant d’une semaine.

Profitez de cette occasion pour donner un nouveau départ à votre bureau… des points supplémentaires si vous utilisez des lingettes à l’alcool ou du produit à polir le bois, selon le ca

Tactique n°3 : Décidez quelles piles doivent rester, et lesquelles peuvent partir.

Nous le faisons tous : accumulation de papier et de projets. « Mais si j’ai besoin de ça plus tard ? » Croyez-moi, vous n’en aurez pas besoin. Certaines choses sont importantes et résistent à l’épreuve du temps, et elles méritent peut-être leur propre dossier.

Mais les papiers temporaires doivent être organisés et datés, ou jetés à la poubelle.

Cela peut sembler difficile, mais cela devient plus facile au fur et à mesure que vous triez. Vous trouverez sans doute des choses que vous voudrez garder « au cas où », mais ayez le courage de vous débarrasser de celles qui ne vous servent plus.

Vous trouverez sans doute quelques joyaux, mais vous pouvez probablement jeter la version 1 de l’esquisse de projet de la première question.

Tactique n°4 : Étiquetez tout (sérieusement, tout).

Si vous le choisissez, investir dans un bon étiqueteur vous permettra d’économiser tout le temps que vous perdez à chercher des choses.

Qu’il s’agisse d’une copie papier de la carte des produits ou d’une agrafeuse, vous n’aurez pas de temps à perdre à chercher des articles égarés. Il est plus facile de rester organisé lorsque vous savez où tout se trouve.

Tactique n°5 : Désigner des espaces particuliers pour des choses particulières.

Gardez cela à l’esprit lorsque vous étiquetez, et vous ne passerez plus jamais de temps à chercher des objets. Lorsque le moment sera venu de remettre vos objets de valeur sur votre bureau et dans vos tiroirs, vous saurez exactement où les mettre.

Les fournitures de bureau dans ce tiroir, les vieux dossiers dans ce tiroir, les dossiers de réunion dans ce plateau, le pot à crayons dans le coin, etc.

Tactique n° 6 : Décider de ce qui va dans les tiroirs et de ce qui reste sur le bureau

Lorsque vous réapprovisionnez votre bureau avec des articles soigneusement vérifiés, décidez quels articles peuvent être rangés et lesquels seront utilisés quotidiennement.

Je vous conseille de garder la plupart des objets hors du site pour un bureau minimal et propre, mais à chacun sa place. Je vous préviens, il sera fastidieux de fixer les objets que vous espérez toujours utiliser, mais que vous n’aurez jamais l’occasion d’utiliser.

Tactique n°7 : prenez le bureau qui fait flotter votre bateau.

Les organisateurs de bureau disponibles sur notre boutique sont à la fois designs et ultra fonctionnels.

Que vous optiez pour en commander un ou non, un organisateur de bureau peut être d’une valeur inestimable pour conserver des quantités raisonnables de fournitures de bureau sur votre bureau. Certains ont même un porte-documents. C’est très pratique.

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Tactique n° 8 : Repensez votre système de classement.

Plutôt que de jeter des dossiers dans l’armoire avec un abandon imprudent, organisez vos dossiers de la manière qui vous semble la plus logique.

Cela peut se faire par ordre alphabétique, ou en classant vos projets par ordre d’importance. Quelle que soit la manière dont vous le faites, il vous suffit de lui donner un sens.

Tactique n° 9 : créez des dossiers pour les réunions.

Créez un dossier consacré uniquement aux réunions, qu’il s’agisse de collatéraux, de notes de présentation ou de notes sur la présentation de quelqu’un d’autre.

En ayant un dossier consacré uniquement aux documents de la réunion, vous disposerez d’un guichet unique pour vous aider à préparer les prochaines étapes ou à vous préparer à un suivi.

Tactique n°10 : Créer des dossiers pour les personnes/projets.

En fonction de la dynamique de votre équipe, créez des dossiers pour les projets (environnement d’équipe) ou les personnes (travail individuel).

Comme pour le dossier de réunion, vous saurez exactement quel dossier tirer lorsqu’un membre de l’équipe a besoin d’un document spécifique lié à un projet.

Photo by Ken Tomita on Pexels.com

Tactique n°11 : Procurez-vous une boîte de réception analogique.

Les boîtes de réception ne sont pas uniquement destinées au monde numérique. Procurez-vous un plateau de réception pour votre bureau afin de toujours savoir quand quelqu’un passe avec des documents, même si vous n’êtes pas à votre bureau.

Cela vous permettra également de garder les messages/communications des autres loin de vos documents de réunion et de projet soigneusement organisés.

Tactique n°12 : séparez votre papier de votre matériel.

Cela peut sembler évident, mais ces papiers encombrants se retrouvent toujours en piles sur votre bureau.

Une fois votre système de classement mis en place, désignez un endroit éloigné de votre ordinateur, afin de pouvoir être entièrement en ligne plutôt que de lire les notes de la semaine dernière de la réunion à laquelle vous n’aviez pas besoin d’être présent au départ.

Photo by Andrea Piacquadio on Pexels.com

Tactique n°13 : Utilisez un espace improbable.

De la fenêtre au mur, il y a toujours plus d’espace de rangement qu’il n’y paraît. Vous avez un rebord de fenêtre inutilisé à côté de votre bureau ?

Jetez votre porte-crayon ou votre bac de réception par là et économisez un espace de travail précieux. Vous avez un espace mural vide ?

Il existe environ un million de façons de fabriquer un tableau de liège pour les mémos ou les objets personnels que vous préférez ne pas avoir sur votre bureau.

Tâche n°14 : Exprimez-vous.

Tout le monde est plus à l’aise pour travailler dans un endroit qui lui ressemble.

Qu’il s’agisse d’apporter un certain nombre d’objets personnels (soyez parcimonieux ici), ou de redonner de l’éclat à votre bureau pour refléter votre personnalité unique, il est toujours bon de se sentir plus à l’aise dans son espace.

Que vous ayez besoin de photos de votre chien, ou simplement de quelques fournitures de bureau expressives… vous le faites.

Vous avez besoin d’inspiration ? B-Boxs a quelques idées très amusantes à vous proposer.

Tactique n°15 : Intégrez cette activité dans votre routine hebdomadaire.

Bien sûr, il est facile de coller un post-it sur un document et de dire que vous vous en débarrasserez mardi prochain.

Sans calendrier, vos dates d’expiration bien intentionnées iront et viendront sans aucun rappel de calendrier.

Faites preuve d’intention en continuant à trier et à vous débarrasser des documents une fois qu’ils ont rempli leur fonction. Toutes ces suggestions sont inutiles sans un régime établi.

Tactique n°16 : créez votre propre espace de stockage.

Vous avez donc organisé tous vos dossiers et fichiers, et vous avez caché tous vos biens supplémentaires à l’abri des regards.

Où mettez-vous les nouveaux ajouts ? C’est toujours casher d’ajouter un tiroir supplémentaire pour votre bureau.

Certains organisateurs de bureau comportent un plateau ou un tiroir supplémentaire sous le porte-fichiers, afin de ne pas prendre de place supplémentaire. Comme par magie.

Tactique n°17 : Créez votre propre espace personnel.

Peu importe vos efforts, il est facile de laisser les objets s’accumuler pendant la journée lorsque vous travaillez dur.

Même lorsque ces contretemps temporaires se produisent, assurez-vous de ne pas faire de compromis sur un point : l’espace blanc.

Gardez une partie de votre bureau libre, de préférence sur le côté de la main de votre souris. Ainsi, lorsque vous aurez l’impression que le désordre se rapproche, vous aurez toujours un peu d’espace pour travailler.

Tactique n°18 : Remettez de l’ordre avant de partir.

Utilisez les cinq dernières minutes de votre journée pour débarrasser votre bureau de tout le désordre qui a pu s’accumuler au cours de la journée.

Vous n’avez pas besoin d’attaquer votre écran avec un chiffon chaque soir, mais un simple nettoyage des tasses à café usagées, de votre boîte à lunch, de tout document non organisé vous aidera à quitter votre lieu de travail l’esprit tranquille.

C’est une façon zen de se séparer du travail, et il est toujours agréable de se présenter le matin à un bureau propre.

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Vous avez peut-être remarqué certaines thèmatiques dans ces suggestions. Alors, dans l’ensemble, qu’avons-nous appris ?

Point n°1 : Tout est question de discipline.

Si vous ne l’avez pas remarqué, nous avons beaucoup parlé de la gestion des documents et de l’infaillibilité de votre système de classement.

Malgré l’augmentation des communications numériques, les papiers et documents étrangers s’accumulent inévitablement sur votre bureau. Ils sont responsables de la plupart des déchets de bureau et peuvent rendre difficile l’organisation de votre travail.

En organisant vos documents dans un système de classement qui vous convient, vous pourrez savoir exactement où se trouvent les connaissances à tout moment. Fini le temps perdu à rattraper un projet ou à paniquer avant une réunion importante parce que vous ne trouvez pas vos notes.

Point à retenir n° 2 : Soyez brutal lorsque vous faites du tri.

Vous pouvez choisir vos favoris. Faites toujours attention à garder tout ce dont vous pourriez avoir besoin, mais soyez certain que vous en avez besoin.

Et si vous en avez besoin, assurez-vous d’avoir une place pour cela. Même si vous vous retrouvez dans les mauvaises herbes lorsque vous créez des dossiers de projets ou de personnes, cela vous apportera beaucoup plus de tranquillité d’esprit que d’être entouré de désordre et de poussière.

De plus, lors de la conception de votre nouvel espace, vous pourrez vous exprimer davantage avec un environnement propre.

Que vous fassiez des folies sur un organisateur de bureau sophistiqué ou que vous soyez simplement heureux d’enlever les piles d’objets divers supplémentaires, vous serez prêt à réussir votre travail.

Moins de distractions, plus d’espace pour être vous sans que les vieux trucs ne vous retiennent.

Troisième point à emporter : Notez-vous.

Devenez fou avec cette étiqueteuse. Étiquetez tous les tiroirs et étagères que vous avez. Il n’y a pas de limite à l’organisation de votre espace personnel.

Cela inclut la catégorisation trop granulaire des documents mentionnée plus haut.

Il est normal d’avoir dix dossiers dans votre tout nouveau porte-documents, car vous saurez exactement où se trouve chaque document quand vous en aurez besoin. Plus d’entrave à la productivité.

Point à retenir n°4 : Cela ne se fera peut-être pas d’un seul coup.

Certaines personnes associent la purge et la réorganisation de votre espace à la rupture d’une mauvaise relation. Je ne suis pas d’accord.

Contrairement à une mauvaise relation, où vous DEVEZ absolument la rompre le plus vite possible, devenir une personne plus organisée avec un espace plus organisé peut parfois être un processus long.

Si vous avez du mal à adopter certaines de ces nouvelles habitudes au début, ne vous en faites pas. Il peut être très difficile de garder un espace propre, surtout lorsque vous avez une échéance à respecter, que vous voyagez beaucoup pour le travail ou que vous avez une multitude de projets à gérer.

Pour les personnes qui travaillent à distance, je suis sûr que garder son espace de travail propre va de pair avec garder une maison propre, ce qui est toujours une bataille difficile.

Mais prendre quelques minutes chaque jour pour s’attaquer à au moins une de ces humbles suggestions donnera de grands résultats au final, et un bureau dont vous pourrez être fier.

Si vous souhaitez gagner en productivité et améliorer grandement votre organisation au quotidien, n’hésitez surtout pas à consulter notre site 

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